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Cómo convertir a las reuniones de agujeros negros en arcoiris

Creado por
María Fernanda García
Cómo convertir a las reuniones de agujeros negros en arcoiris

Les ha pasado que las reuniones se convierten en una tortura. ¿Cuánto duran, 1, 2, 3… horas? Y lo más extraño es que los resultados se quedan para “la próxima reunión”.


¿Por qué pasa esto?


Todo responde a una bella y mágica palabra: planificación.


La ausencia o presencia de planificación lo define todo.


Si no la hay, es más que seguro que caigamos en el agujero negro de las reuniones sin fin.


Pero si la hay todo, absolutamente todo, cambia.


Lo sé, es obvio... pero subestimado.


Todos creen que el saber el objetivo de la reunión va a convertir por arte de magia en una sesión productiva.


Pero NO, las reuniones deben tener un objetivo, estructura, dinámica y ciertos rituales.


Aquí les explico a qué me refiero. Arranquemos por el objetivo.


El objetivo responde a el problema o necesidad que va a ser solucionado en la reunión.


Haz estas preguntas para darte mayor claridad:

  • ¿Qué quiero resolver con esta reunión?
  • ¿Qué resultados espero?
  • ¿Quién debe participar?
  • ¿Realmente necesito reunirlos o un correo es suficiente?

Otro filtro que te puede ayudar, es cambiar el chip que las reuniones son solo para sentarnos a escuchar o a comunicar.


Mira estos otros valiosos objetivos que puedes alcanzar en una reunión:

  • Ofrecer ayuda a alguien del equipo que lo necesita
  • Compartir recursos y buenas prácticas para mejorar
  • Crear un sentimiento de unidad y trabajo en equipo
  • Reconocer y celebrar los logros
  • Contribuir con soluciones
  • Crear acuerdos para mejorar el trabajo y la interacción

Muy bien, ahora que ya decidiste si la reunión es necesaria o no, manos a la obra, comencemos a planificar.


Todo reunión tiene 6 pasos o etapas… Un momento, antes de ir allá, primero definamos la agenda.


La agenda representa los hitos que deben ser alcanzamos para lograr el objetivo de la reunión.


Usa estas preguntas:

  • ¿Cuales temas se tienen que abordar para conseguir el objetivo?
  • ¿Cuáles de ellos solo se deben socializar?
  • ¿Sobre cuáles hay que decidir?
  • ¿En cuales debemos idear y solucionar?

Ahora sí, entremos a las 6 etapas.


Etapa 1: Conecta

La participación es la clave que determinará con qué facilidad y rapidez alcanzarán los objetivos de la reunión.


Asegúrate que antes de iniciar con la agenda de la reunión, todos hayan hablado.


Si comienzas la reunión y alguien no ha interactuado, prepárate para que su participación sea escasa o nula.


El secreto es arrancar con un icebreaker. Puede ser una pregunta sencilla como: ¿En una palabra define cómo te siente hoy? O algo más elaborado como: ¿Qué has aprendido en esta última semana?


Etapa 2: Alinea

Una vez que tienes la atención de todos, es momento de conectarlos con el objetivo de la reunión.


Para esto deja bien claro el objetivo, la agenda y la duración.


De esta manera todos saben exactamente a dónde deben enfocar su atención y cuáles son los resultados que deben alcanzar.


Etapa 3: Participa

Aquí viene la importancia de haber invertido el tiempo en seleccionar la dinámica adecuada para lograr los objetivos.


Funciona así:


Si el objetivo de la reunión es resolver un problema, lo más adecuado será plantear una dinámica de design thinking.


Si lo que queremos es creatividad podemos hacer un ejercicio de Mash up.


Si lo que queremos es resolver un desacuerdo: 4 corners será la actividad clave.


Aún así no es suficiente escoger la dinámica que mejor se adapte a nuestro objetivo. También se debe delimitar bien los tiempos y la manera de interactuar.


De esta manera garantizas optimizar el tiempo de todos y alcanzar los resultados.


Etapa 4: Enfoca

Mientras realizan la dinámica, tu misión es mantener al equipo con la mente en el objetivo. Por esto es importantísimo que menciona constantemente cuáles son los resultados que esperan de la reunión y de esa actividad en particular.


Usa estas frases para volverlo a enfocar cuando divaguen o hablen de otros temas: “Recuerden que estamos haciendo esto para...” “Solo nos queda tanto minutos para...”


Paso 5: Aterriza

Una vez que han tenido el suficiente tiempo de idear, interactuar y proponer. Es tiempo de llegar a conclusiones.


Las mejores conclusiones son las que incluyen: actividad, responsable y deadline.


Si entre las acciones se debe planificar otra reunión, agéndela en ese mismo momento. De tal manera, que no se queda en el baúl empolvado de los pendientes.


Paso 6: Evalúa

Finalmente, lo que se mide no se mejora. Así que pide feedback de la sesión. Puede ser a través de una encuesta anónima. O si la confianza es su mejor amiga, pide que digan las cosas buenas, malas y que se pueden mejorar.


Así cada reunión será cada vez más y más efectiva.


Aquí viene la pregunta de oro  ¿Todas las reuniones tienen que ser así de planificadas?


- Sí, absolutamente, sí


Claro está que depende de la complejidad y profundidad del tema que se va a tratar, pero todas, así sea la más corta, tiene que tener un tiempo de calidad para planificar.


Recuerda, el tiempo que inviertes en planificar, lo recuperás a la hora de participar.


Suerte en tu próxima reunión.

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