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Una propuesta muy interesante para tener reuniones de trabajo más efectivas

Creado por
HotJoint
Una propuesta muy interesante para tener reuniones de trabajo más efectivas

Te invito a que nos sinceremos: ¿Qué te parecen las reuniones de trabajo?


Si crees que la mayoría son inútiles (adjetivo blandito para describirlas), entonces eres parte del 67% de personas que dicen pasar mucho tiempo en ellas y qué les acusan de no permitirles hacer su trabajo.


Ya te puedes imaginar por qué frameworks como Scrum hacen un esfuerzo enorme por reglamentar las reuniones que vas a tener con tu equipo, creando sistemas súper rígidos que debes respetar para evitar perderte por horas en conversaciones que no llevan a nada.


Otro interesante acercamiento a tener reuniones más productivas es el que proponen David Komlos y David Benjamin, autores del libro Cracking Complexity: The Breakthrough Formula for Solving Just About Anything Fast.


Te lo explico…


¿Eres un Aníbal o una Irina?

Te voy a describir varios personajes que usualmente te encuentras en toda reunión.


Imagina a Aníbal. Durante una reunión parece que está como perdido. Está ahí pero no está. Le puedes ver usando su celular o computador cuando nadie más lo hace y solo espera su turno de hablar para decir, en realidad… cualquier cosa.


También está Lucrecio. Él te “dice las cosas como son” y ante cualquier idea que el equipo proponga solo va a tener rechazo y cuestionamientos. En ocasiones puede llegar al punto de que nadie más quiera compartir un pensamiento porque tiene miedo a su reacción.


Piensa en Irina. Ella es política y neutral. Dice que si a toda idea y apoya cualquier propuesta. El hecho de que no tome una postura hace que todas las ideas parezcan ser igual de buenas, además de que es muy difícil que con sus opiniones se generen cambios.


¿Ya identificaste a Rosita? Ella suele tener muchas ideas pero no las comparte porque es súper tímida. Está pensando mucho en el “qué dirán” así que mejor no dice nada.


En fin, creo que me sigues con mi idea: Existen muchas personalidades en una reunión y todos podemos identificarnos ya sea con un Aníbal, un Lucrecio, una Irina o una Rosita (o una combinación de un poco de todos), y no es malo, es simplemente como actuamos naturalmente en el trabajo.


Eso sí, el efecto de estas personalidades se siente. Aníbal podría frustrar al equipo ya que siempre parece estar desconectado, mientras que Aníbal podría coartar la creatividad. Irina seguramente no le agregaría valor a la conversación y Rosita… pues con ella ni siquiera va a haber una.


La propuesta es, entonces, no luchar con sus personalidades exigiendoles ser algo que no son, sino darles un rol que deben usar cada vez que intervengan en la reunión.


Un miembro, un crítico y un observador

Estos son los 3 roles que los autores del libro proponen: miembro, crítico y observador.


Los miembros son quienes se adueñan de la reunión y son responsables de sus resultados. Son quienes intervienen y manejan la conversación debatiendo las ideas. Se escuchan y responden con sinceridad y respeto, y al finalizar la reunión buscan un consenso frente a las decisiones.


Los críticos ayudan a que los miembros mantengan la objetividad y velan por una reunión exitosa. No pueden hablar mientras los miembros debaten, pero cada miembro debe hacer al menos 2 pausas mientras interviene para escuchar a sus críticos, quienes deben ofrecer comentarios sobre la calidad de la reunión, las ideas propuestas y qué tan bien posicionados están los miembros para llegar a conclusiones y acuerdos.


Los observadores no tienen privilegios para hablar y solamente usan la información y feedback de las reuniones que asisten para mejorar su participación en futuros encuentros.


Como te puedes imaginar, ni siquiera vas a tener que pedir por voluntarios. Cuando Aníbal, Lucrecio, Irina y Rosita se enteren de los roles disponibles elegirán el que naturalmente se adapte más a su personalidad, aunque los autores recomiendan que vayas cambiando sus roles conforme las reuniones vayan siendo más exitosas.


¿Interesante no? ¿Te animas a practicarlo?

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